Bạn đã bao giờ gặp khó khăn khi sao chép công thức trong Excel và kết quả trả về không như mong muốn? Nguyên nhân có thể đến từ việc bạn chưa nắm vững khái niệm về địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ tương đối. Đừng lo lắng, bài viết này sẽ “giải ngố” cho bạn một cách dễ hiểu nhất về hai loại địa chỉ này và cách sử dụng chúng hiệu quả trong Excel.
Địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ tương đối là gì?
Hãy tưởng tượng bảng tính Excel như một bản đồ với các hàng được đánh số và các cột được đánh chữ cái. Mỗi ô trong bảng tính là một giao điểm của một hàng và một cột, tạo thành địa chỉ của ô đó. Ví dụ, ô nằm ở cột A và hàng 1 sẽ có địa chỉ là A1.
Vậy địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ tương đối khác nhau như thế nào?
Địa chỉ tuyệt đối: Giống như việc bạn xác định vị trí của một địa điểm bằng kinh độ và vĩ độ, địa chỉ tuyệt đối trong Excel sẽ không thay đổi khi bạn sao chép công thức sang ô khác. Địa chỉ tuyệt đối được biểu diễn bằng cách thêm dấu “$” trước chữ cái đại diện cho cột và số đại diện cho hàng. Ví dụ, $A$1 là địa chỉ tuyệt đối của ô A1.
Địa chỉ tương đối: Trái ngược với địa chỉ tuyệt đối, địa chỉ tương đối sẽ thay đổi dựa trên vị trí tương đối của ô chứa công thức và ô chứa dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn sao chép công thức “=A1+B1” từ ô C1 sang ô C2, địa chỉ trong công thức sẽ tự động thay đổi thành “=A2+B2”.
Cách đánh địa chỉ tuyệt đối trong Excel
Để chuyển đổi một địa chỉ tương đối thành địa chỉ tuyệt đối, bạn chỉ cần nhấn phím F4 sau khi nhập địa chỉ ô vào công thức. Mỗi lần nhấn F4 sẽ thay đổi cách thức cố định địa chỉ:
- Nhấn F4 một lần: Cố định cả cột và dòng (ví dụ: $A$1)
- Nhấn F4 hai lần: Cố định dòng (ví dụ: A$1)
- Nhấn F4 ba lần: Cố định cột (ví dụ: $A1)
- Nhấn F4 bốn lần: Quay trở lại địa chỉ tương đối (ví dụ: A1)
Khi nào nên sử dụng địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ tương đối?
Việc lựa chọn sử dụng địa chỉ tuyệt đối hay tương đối phụ thuộc vào mục đích sử dụng công thức của bạn.
Địa chỉ tuyệt đối thường được sử dụng khi:
- Bạn muốn giữ nguyên một tham chiếu đến một ô cụ thể trong công thức, ngay cả khi sao chép công thức sang ô khác.
- Bạn sử dụng các hàm tìm kiếm và trích xuất dữ liệu như HLOOKUP, VLOOKUP, INDEX, MATCH,…
- Bạn muốn tính toán dựa trên một giá trị cố định, chẳng hạn như thuế suất, lãi suất,…
Địa chỉ tương đối thường được sử dụng khi:
- Bạn muốn công thức tự động cập nhật địa chỉ ô khi sao chép sang ô khác.
- Bạn thực hiện các phép tính đơn giản trên các ô liền kề.
Ví dụ minh họa
Để dễ hình dung hơn về cách sử dụng địa chỉ tuyệt đối và tương đối, hãy cùng xem qua ví dụ sau:
Giả sử bạn muốn tính toán tổng giá trị của các sản phẩm trong bảng tính. Bạn có thể sử dụng công thức “=B2*C2” để tính toán giá trị của sản phẩm đầu tiên.
Hình ảnh minh họa công thức tính giá trị sản phẩm
Tuy nhiên, nếu bạn sao chép công thức này xuống các ô bên dưới, địa chỉ ô trong công thức sẽ thay đổi và kết quả trả về sẽ không chính xác.
Hình ảnh minh họa lỗi khi sao chép công thức
Để khắc phục điều này, bạn cần sử dụng địa chỉ tuyệt đối cho ô chứa đơn giá.
Hình ảnh minh họa cách sử dụng địa chỉ tuyệt đối
Bây giờ, khi sao chép công thức xuống các ô bên dưới, địa chỉ ô chứa đơn giá sẽ được giữ nguyên và bạn sẽ nhận được kết quả chính xác.
Kết luận
Nắm vững cách sử dụng địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ tương đối trong Excel là kỹ năng cơ bản nhưng vô cùng quan trọng, giúp bạn thao tác với bảng tính hiệu quả và chính xác hơn. Hãy luyện tập thường xuyên để thành thạo kỹ năng này nhé!
Bạn đã áp dụng thành công địa chỉ tuyệt đối và tương đối trong Excel chưa? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn ở phần bình luận bên dưới!
